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PIM-Auswahl Tools

Wie finden Sie die beste PIM-Software für Ihr Unternehmen?

1.) Prioritäten
2.) Anforderungsanalyse
3.) Marktübersicht
4.) Softwarebewertung
5.) Angebotsvergleich
6.) Verhandlung
(1.1) Prioritäten: Kick-Off:
    • Erläuterung der jeweiligen Märkte und Lösungen sowie der Zusammenhänge zwischen Integratoren und Softwareanbietern
    • Aufnahme der Gesamtsituation und Festlegung von Prioritäten (Spinnenanalyse*)
    • Präsentation und Erläuterung von Informationsspots zur Vermittlung von Grundwissen zu Systemen und Technologien, z.B. Holist vs. Best-of-Breed, Suche & Ergebnisdarstellungen, Polyphones Datenmodell, Datenqualität
    • Erläuterung der weiteren Auswahl-Vorgehensweise, Beantwortung von Teamfragen, sowie Seitenblick auf Bestandsysteme zur Klärung notwendiger Maßnahmen, Anforderungen für die spätere Integration.
(1.2) Prioritäten: Spinnen-Analyse
    • Aufnahme der IST-Prozesse, Entwicklung von Ansätzen für SOLL-Prozesse
    • Bewertung der einzelnen Punkte in Verbindung mit der Prioritäten-Analyse (d.h. Aufnahme von Ist- und Soll-Werten; Punkte jeweils zwischen 1 und 5)
    • Vervollständigung der Grafik (durch Verbindung der Linien); dadurch Verdeutlichung, wo besonders großer Handlungsbedarf besteht
Zielsetzungen/Ergebnisse von (1) Prioritäten: Kick off und Spinnen-Analyse:
  • Definition der größten Handlungsbedarfe
  • Knowhow-Vermittlung an das Projekt-Team
    • Definition der größten Handlungsbedarfe
    • Knowhow-Vermittlung an das Projekt-Team
MEILENSTEIN 1: Ihre Vorteile
    • Das Kunden-Team ist in der Lage:
    • die Anforderungen aller Fachbereiche zu verstehen
    • die Möglichkeiten eines ERP und PIM-Systems zu sehen
    • auf Basis des aufgebauten Knowhows Verbesserungen in Prozessen zu identifizieren
    • die wichtigsten Ansatzpunkte zu identifizieren
  • Davon ausgehend wurden die ersten Handlungsschritte definiert.
  • Erläuterung der jeweiligen Märkte und Lösungen sowie der Zusammenhänge zwischen Integratoren und Softwareanbietern
  • Aufnahme der Gesamtsituation und Festlegung von Prioritäten (Spinnenanalyse*)
  • Präsentation und Erläuterung von Informationsspots zur Vermittlung von Grundwissen zu Systemen und Technologien, z.B. Holist vs. Best-of-Breed, Suche & Ergebnisdarstellungen, Polyphones Datenmodell, Datenqualität
  • Erläuterung der weiteren Auswahl-Vorgehensweise, Beantwortung von Teamfragen, sowie Seitenblick auf Bestandsysteme zur Klärung notwendiger Maßnahmen, Anforderungen für die spätere Integration.

(2.1) Anforderungsanalyse: Anforderungen erheben

Vorgehensweise:

  1. Erweiterung und Ergänzung der vorgefertigten Anforderungscheckliste
  2. Aufnahme zusätzlicher Anforderungen in die Anforderungscheckliste mit dem Kernteam
  3. Ergänzung der Anforderungen durch sogenannte weiche Faktoren, wie die strategische Ausrichtung der Software-Anbieter oder die Kompetenzen der zukünftigen Projektleiter auf Anbieterseite
  4. Aufbau eines Bewertungsschemas inkl. Gewichtung.

(2.2) Anforderungsanalyse: Anforderungsmatrix aufstellen

  1. Die Standardmatrix stellt eine Maximal-Anforderungsliste pro Markt dar.
  2. U.U. müssen deshalb in einem konkreten Mandat mehrere Listen verwendet werden (z.B. PIM + MAM).
  3. Die Matrix wird mit dem Kundenteam kapitel weise durchgesprochen, um zu klären, ob die einzelnen Anforderungen für ihn relevant sind.
    Ggfs. werden weitere kundenspezifische Anforderungen aufgenommen.
  4. Danach wird mit dem Kundenteam das Kriterienraster definiert, das bei einzelnen Fragen anzulegen ist.
  5. Anschließend erfolgt die Gewichtung der einzelnen Kapitel (Werte 1 bis 5).

Zielsetzungen/Ergebnisse Step 2.1 / Step 2.2 Anforderungsmatrix:

Die Anforderungsmatrix dient jetzt als Grundlage 

  • für die Ermittlung der Longlist/Shortlist,
  • für die Erstellung der Einladung mit Agenda an die Anbieter,
  • für die Bewertung der Anbieter in den Anbieter-Workshops. 

MEILENSTEIN 2:

Ihre Vorteile

  • Das erarbeitete Anforderungsprofil deckt Ihren Bedarf sehr umfassend ab.
  • Das gesamte Team hat die Anforderungen verstanden.
  • Mit dem Anforderungsprofil kann eine qualifizierte Vorselektion von Anbietern auf Basis unserer Anbieter-Datenbank erfolgen.

(3.1) Marktübersicht: Long List erstellen

Vorgehensweise:

  • nachvollziehbare Vorselektion der potentiellen Anbieter durch Ausschlussverfahren unter Berücksichtigung der Ergebnisse des Meilensteins 1.
  • Abstimmung der Tagesagenda für die Anbieter-Workshops
  • Telefonische Briefings der Anbieter für inhaltliche Fragestellungen zur optimalen Workshop-Vorbereitung der Anbieter

(3.2) Marktübersicht: Anbieter-Selektion / Short List

Vorgehensweise:

  1. Ausgehend von der gewichteten Anforderungsmatrix des Kunden erfolgt eine Vorselektion passender Anbieter.
  2. Dabei werden ggfs. auch Anbieter berücksichtigt, die der Kunde mit in der Auswahl haben möchte.
  3. Ausgehend von der Gesamt-Anbieterliste wird eine Longlist erstellt.
  4. In dieser Longlist werden die verschiedenen Anbieter kommentiert und entschieden, wer in die Shortlist kommt und wer nicht.
  5. Typischerweise wird eine Shortlist mit 3-6 Anbieter an den Kunden übergeben.
  6. Diese Shortlist wird mit dem Kunden abgestimmt; danach erfolgt die Einladung an die Anbieter.

MEILENSTEIN 3:

Ihre Vorteile

  • Es liegt die Anbieterselektion mit 3-6 finalen Anbietern vor (Shortlist).
  • Die Anbieterselektion ist mit allen Entscheidern final abgestimmt.
  • Die Tagesagenda und Einladungsschreiben an die Anbieter sind mit dem Kernteam abgestimmt und versandbereit.

(4.1) Softwarebewertung: Hersteller zu Präsentationen einladen

Vorgehensweise:

  • Einladung an die Anbieter (Agenda sollte mit der Anforderungsmatrix übereinstimmen!)
  • Terminabstimmung für die Anbieter-Workshops
  • Nach dem eigentlichen Anbieter-Workshop werden die Anbieter jeweils gebeten, bis zu einem abgestimmten Termin ihr Angebot abzugeben.
  • Danach erfolgt die Bewertung mit dem Kundenteam. 
  • Ab dem 2. Workshop-Tag werden ggfs. auch die Bewertungen der Vortage korrigiert, falls im Quervergleich sinnvoll.

(4.2) Softwarebewertung: Durchführung der Anbieter-Workshops

Vorgehensweise:

  • Einladung an die Anbieter (Agenda sollte mit der Anforderungsmatrix übereinstimmen!)
  • Terminabstimmung für die Anbieter-Workshops
  • Nach dem eigentlichen Anbieter-Workshop werden die Anbieter jeweils gebeten, bis zu einem abgestimmten Termin ihr Angebot abzugeben.
  • Danach erfolgt die Bewertung mit dem Kundenteam. 
  • Ab dem 2. Workshop-Tag werden ggfs. auch die Bewertungen der Vortage korrigiert, falls im Quervergleich sinnvoll.

Step 4.1 / 4.2: Hersteller-Bewertung

Vorgehensweise:

  • Moderation der jeweiligen Workshop-Präsentationen (eine pro Tag)
  • Unterstützung bei der anschließenden Bewertung der Anbieter und Lösungen anhand des Anforderungsprofils durch das Kernteam.
  • Dokumentation der Workshops in den Anmerkungsbereichen der Anforderungscheckliste und Dokumentation von offenen Punkten zur Nachverfolgung.

MEILENSTEIN 4:

Ihre Vorteile

  • In der Digitize! Anforderungsmatrix dokumentierte funktionale Bewertung der jeweiligen Anbieter durch das Kernteam liegt vor.
  • Eine transparente emotionale Teameinschätzung (jeweils einzeln) zu den Anbietern liegt vor.
  • Die funktionale Favoriten Reihenfolge der Anbieter ist durch das Kernteam gemeinsam gebildet.

Vorgehensweise:

  • Auswertung der Angebote, die auf Basis der Anforderungen und des Workshops durch die Anbieter erstellt wurden.
  • Erstellung einer Entscheidungstabelle zum Lösungsvergleich mit transparenter Darstellung von Lizenzen, Anpassung und Consulting

MEILENSTEIN 5:

Ihre Vorteile

  • Es liegt eine transparente Kostenübersicht je Anbieter und in der Gesamtübersicht zu Lizenzen, Drittlizenzen, Customizing und weiteren Dienstleistungsaufwänden und Betriebskosten (Wartungs- und Updateverträge) vor.
  • Bei Lücken oder Fehleinschätzungen der Angebote sind diese durch Auf- und Abschläge nachvollziehbar ergänzt worden, um „taktische“ Angebote zu unterbinden.
  • Auf Basis der funktionalen Entscheidungsmatrix und der kaufmännischen Auswertung ist eine transparente und jederzeit nachvollziehbare Lösungsentscheidung möglich.

Vorgehensweise:

  • Auswahl der Anbieter durch das Kernteam und Einladung zu den Verhandlungen auf Basis funktionaler, emotionaler und wirtschaftlicher Kriterien
  • Vorbereitung der Verhandlungsziele anhand der Angebotsmatrix
  • Abstimmung der Verhandlungsziele und der Verhandlungstaktik mit dem Verhandlungsteam auf Kundenseite
  • Unterstützung der Vertragsverhandlung vor Ort

MEILENSTEIN 6:

Nutzen für den Kunden UND den Anbieter

  • faires kaufmännisches Ergebnis als Basis für lange und erfolgreiche Partnerschaft
1.) Prioritäten
2.) Anforderungsanalyse
3.) Marktübersicht
4.) Softwarebewertung
5.) Angebotsvergleich
6.) Verhandlung
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Produkt Information Management beinhaltet die Erfassung, Pflege und Aufbereitung von Produktdaten sowie deren Bereitstellung und Ausleitung an verschiedene Ausgabekanäle bzw. Medien. Unser Team besteht aus Principal Consultants mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in den Bereichen PIM, MDM, CRM und Multi-Kanal-Management. Aufgrund der langjährigen Erfahrung und Branchenkompetenz kennen wir nicht nur alle Software-Anbieter und Partner sondern auch die typischen Fallstricke bei der Auswahl, Integration und dem Betrieb von Lösungen auf Basis der oben genannten Softwaredisziplinen.

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Vorbereitung auf eine PIM-Demo

26/09/2022

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fragen Sie sich selbst und dem Anbieter einer PIM-Demo stellen sollten. Bereiten Sie sich mit unseren Fragen optimal auf eine PIM-Demo vor.

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